Маршруты согласования в Контур.Диадок

Дополнительные возможности системы ЭДО Контур.Диадок

Ваша компания уже подключилась к сервису юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок (оператор СКБ Контур).  

Предлагаем вашему вниманию дополнительную функциональность – маршруты согласования, которые помогут сделать работу с документами еще проще и эффективнее.

Как правило, обычный документ на закупку или поставку продукции перед отправкой контрагенту проходит процедуру согласования из минимум 6 этапов. При настроенном маршруте согласования документ сам перемещается и запрашивает согласование конкретного сотрудника или подразделения, в конце маршрута, при получении всех необходимых согласований и финальной подписи, документ автоматически отправляется контрагенту.

Маршрут согласования позволяет:

1. Легко настроить последовательность шагов, ответственных лиц/подразделений в маршруте
2. Автоматически запускать входящий документ по маршруту. Автозапуск находит документ с такими параметрами документа, как сумма документа, тип документа, группа контрагентов, и отправляет подходящие документы по соответствующему маршруту.  Автозапуск также работает по любой комбинации указанных параметров, например, Акт с суммой более 500 т.р. от группы контрагентов «клиенты Менеджера 1» автоматически запустить по маршруту «Крупные сделки».
3. Вручную ставить документ на маршрут.
4. Задать время на каждом шаге, за которое должен быть согласован документ конкретным сотрудником/подразделением.
5. Получать уведомления (руководителю/исполнителю) до/после истечения заданного времени на согласование.
6. Согласовать документ с мобильного телефона/веб-версии/модуля 1С/API
7. Перемещать документы, которые уже были подписаны/согласованы в специально созданные подразделения, например, «Бухгалтерия» для дальнейшего учета».

Когда нужны маршруты согласования?

• Согласователей больше трех.
• Документы согласовываются дольше трех дней.
• Генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников.
• Согласователи находятся в разных офисах/филиалах или отсутствуют на рабочем месте (генеральный директор, директор по закупкам, директор по продажам и т. д.).
• В компании осуществляются сборные продажи, за которые отвечает два и более подразделения.
• В компании перед отправкой документа необходимо подтвердить согласованием, что товар отгружен со склада.
• Перед финальной подписью и отправкой документа, нужно две и более подписи КЭП от ответственных сотрудников.
• Бизнес-выгоды автоматического согласования через маршруты
• Согласование становится прозрачным и контролируемым.
• Ликвидация процесса ручного распределения документов у вас в компании.
• За счет быстрого согласования ускоряются процессы закупки и продажи.
• Своевременное получение 18% вычета по НДС за отчетный период.
• Высвобождение времени у топ-менеджмента за счет возможности согласования с телефона через приложение (iOS, Android).
• Соблюдение регламентов и сроков, зафиксированных в договорах.

Настройка маршрутов согласования в Диадок

Настроить маршруты можно самостоятельно в редакторе (см. рис №1) в веб-версии Диадока, который доступен вместе с функциональностью согласования.

Настройка происходит в пару кликов, достаточно указать разрешенные действия и задать последовательность шагов в маршруте. Ранее настроенные права доступа сотрудников в маршрутах полностью дублируются.

В рамках срока действия лицензии можно вносить любое количество изменений, в том числе удалять полностью маршрут и создавать новый, если у вас поменяется бизнес-процесс.

Рисунок №1. Редактор маршрутов согласования в веб-версии Диадока

Экономические выгодны по сравнению с СЭД

Маршруты согласования и дополнительная подпись — платная функциональность.

У маршрутов в Диадоке есть важное отличие перед системой внутреннего электронного документооборота (СЭД). В Диадоке после прохождения всех этапов согласования и подписи, документ автоматически отправляется или переходит в бухгалтерию для учета, его не нужно переносить из системы в систему.

Ценовые преимущества на маршруты согласования в Диадоке в сравнении с СЭД:

• число пользователей не влияет на цену, поэтому вы можете добавлять неограниченное число участников и в маршрут;
• количество этапов не ограничено в маршруте;
• не нужно расширять серверную лицензию, так как все данные хранятся в облаке на защищенных серверах СКБ Контур;
• настроить и изменять маршруты легко, не нужно привлекать IT-специалиста, интегратора или вендора.
• вы круглосуточно и бесплатно получите грамотную техническую поддержку.

Ценовое предложение

Лицензия на Модуль «маршруты согласования» распространяется на использование одного маршрута согласования.

Безлимитные тарифы

Мы готовы предложить Вам безлимитный тариф, который предусматривает использование неограниченного количества маршрутов согласования в Диадоке.

Дополнительная подпись с помощью КЭП на документе

Если у вас есть потребность в дополнительном контроле над документами, вы можете воспользоваться дополнительной функциональностью «согласующей» подписью.

Такая подпись позволяет подписать документ двумя КЭПами, это будет отражено в хронологии документа в вашем ящике в Диадоке, но при этом ваш контрагент в документе увидит только одну финальную подпись. Пример такой подписи отражен на рисунке №2 на этапе согласования у финансового директора компании.

Рисунок №2. Пример настроенного маршрута согласования в веб-версии Диадока с использованием дополнительной подписи